Grote groepen gasten, ze geven je altijd het gevoel dat je daar heel blij mee moet zijn. ‘Jullie hebben door ons wel een mooie omzet, kunnen we ook een beetje korting krijgen? We zijn met een groep van wel 40 mensen! ‘Kunnen jullie niet iets regelen? We willen graag allemaal een kop koffie met gebak, dus het gaat om grote aantallen. Heeft u een mooi voorstel?’ De vereniging  gepensioneerde werknemers van de gemeente Alblasserdam organiseert het jaarlijkse dagje uit en jouw zaak is uitgezocht voor de koffiestop halverwege de culturele fietstocht.

Gefeliciteerd!

Gefeliciteerd! Het houdt alleen niet op bij een telefoontje of een email om iets af te spreken. Het bestuurslid Van Dijk is belast met de organisatie en komt voor die tijd ook nog even persoonlijk polshoogte nemen. ‘We zouden bij mooi weer heel graag een grote lange tafel op het terras willen hebben. We komen tussen kwart voor elf en elf en zijn binnen een half uur weer door naar de volgende stop.’ Dat past precies denk je. Dan kunnen we vlak voor de lunch nog snel het terras even recht trekken….

Misschien ook binnen

De avond voor ‘het evenement’ belt de zenuwachtige meneer Van Dijk nog even op met de laatste check en bevestiging maar ook met het verzoek om voor de zekerheid ook binnen een soortgelijke opstelling klaar te zetten voor het geval het toch een beetje fris is. Je geduld wordt op de proef gesteld maar je legt hem heel geduldig uit dat we die afweging morgenochtend graag even maken, maar niet twee opstellingen klaar gaan zetten. ‘Vertrouwt u ons maar, we doen dit iedere dag!’

Stralende dag

De grote dag breekt aan. Het is goed weer en al om half elf staat er een lange tafel klaar in de stralende zon. De keuken heeft gemengd gebak op schalen gezet en die staan in de koeling klaar zodat deze straks direct op de ingedekte side-plates kunnen worden uitgeserveerd. Er is iemand een uurtje eerder begonnen om te assisteren bij de koffiepiek en het wachten is nu op het gezelschap.  Om tien over elf belt meneer van Dijk dat ze onderweg zijn maar dat de rondleiding in het nabij gelegen museum iets was uitgelopen. Je beheerst en je zegt er naar uit te kijken hen straks te verwelkomen. Om half twaalf arriveren de eerste van de uiteindelijk 31 gasten en pas om twaalf uur zijn ze compleet. Het overige deel van het terras begint nu al aardig vol te lopen met andere gasten.

Kapoesjieno

Meneer van Dijk is zich van geen kwaad bewust en vertelt zijn oud-collega’s over het plezierige contact dat hij met je heeft gehad in de afgelopen weken.  Het merendeel van het gezelschap kiest voor een ‘kapoesjieno’ en een enkeling voor een glas bier. Gebak wil bijna niemand, ‘we worden al om één uur verwacht voor een rondleiding verderop in de stad, en daar is ook een lunch bij. Dat is al over drie kwartier en als we nu taart nemen dan lusten we straks niks meer’. Het terras is inmiddels vol, en de eerste gasten zijn al uitgeweken naar de buren bij een gebrek aan tafeltjes.

Apart afrekenen

Gelukkig wordt om tien over half één de rekening gevraagd.  En je voelt ‘m al aankomen, apart afrekenen graag…  Voor €109,75 heb je twee voorbereidende gesprekken, drie telefoontjes, een extra medewerker, twee terrasverbouwingen en €200,00 gemiste terrasomzet van gasten die zijn doorgelopen. Je gasten zullen dat niet gauw zo zien, maar jouw regie in dit soort situaties is wel van het allergrootste belang. Dit moet je de volgende keer heel anders aanpakken. Maar hoe?

Wouter Verkerk is met meer dan 200 workshops en presentaties een van de meest gevraagde horecasprekers van Nederland. Hij publiceerde tien boeken die overal verkrijgbaar zijn en ook op www.horecabo.nl

Deze column verscheen eerder op wouterverkerk.nl

U zoekt oplossingen voor uw gastvrijheid vraagstukken?

Neem contact op met Wouter Verkerk van Verkerk Bartstra

Top